Datenschutzerklärung
Datenschutzerklärung der Firma Flachdach Spenglerei AG
1. Einleitung
Die Firma Bautherm Flachdach Spenglerei AG informiert mit vorliegender Information insbesondere darüber, welche personenbezogenen Daten sie verarbeitet, für welche Zwecke sie genutzt werden, an wen sie weitergegeben werden und welche Rechte bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zustehen. «Verarbeitung» bedeutet jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie beispielsweise erheben, erfassen, organisieren, ordnen, speichern, anpassen, verändern, abfragen, verwenden, offenlegen, übermitteln, verbreiten, archivieren, löschen oder vernichten.
Als personenbezogene Daten (nachfolgend «Personendaten» genannt) gelten alle Angaben und Informationen, welche sich auf den individuellen Mitarbeitenden beziehen oder beziehen lassen.
Die Bautherm Flachdach Spenglerei AG behält sich vor, besondere Informationen zu erlassen, sofern eine Datenverarbeitung nicht unter diese Information fällt, sich nicht aus den Umständen ergibt oder dies gesetzlich vorgesehen ist.
2. Verantwortliche
Verantwortliche für die Erhebung und Verarbeitung der Personendaten im Sinne der Datenschutzgesetzgebung ist die Arbeitgeberin:
Bautherm Flachdach Spenglerei AG
Fliederstrasse 26
062 207 40 70
info@bautherm-dach.ch
Die Bautherm Flachdach Spenglerei AG bestimmt, für welche Zwecke und mit welchen Mitteln die Personendaten verarbeitet werden. Sie ist verantwortlich für die Verarbeitung und Nutzung der Personendaten in Übereinstimmung mit dieser Information, anderen internen Richtlinien und dem anwendbaren Recht. Allfällige datenschutzrechtliche Anliegen oder Fragen, wie wir Personendaten verarbeiten, können an folgende Kontaktstelle gerichtet werden:
Christine Schenk / E-Mail: c.schenk@bautherm-dach.ch
3. Von wem erhalten wir Ihre Personendaten
Wir erheben die meisten Personendaten grundsätzlich direkt von Ihnen. Zudem generieren wir im Verlaufe des Arbeitsverhältnisses weitere Personendaten von Ihnen (z.B. Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, E-Mail-Korrespondenz). Es kann aber auch vorkommen, dass wir Personendaten von Ihnen bei einem Dritten beschaffen (z.B. um eine Referenz von Ihnen einzuholen, sofern wir Ihr Einverständnis dazu erhalten haben).
4. Welche Personendaten verarbeiten wir
Wir verarbeiten grundsätzlich diejenigen Angaben und Informationen über Sie, welche für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses mit Ihnen erforderlich sind. Diese können – soweit rechtlich zulässig und für das Arbeitsverhältnis notwendig – auch besonders schützenswerte Personendaten enthalten, wie etwa Angaben zu Ihrer Gesundheit, Religionsangehörigkeit oder Rassenzugehörigkeit. Wir verarbeiten grundsätzlich folgende Personendaten von Ihnen:
- persönliche Daten und Kontaktinformationen: Dazu gehören insbesondere Vor- und Nachname, Wohnadresse, Telefonnummer, E-Mail, Alter, Geburtsdatum, Geschlecht, Zivilstand, Familienangehörige, Anzahl Kinder, Foto, Notfallkontakt, Geburtsort, Nationalität, Militärstatus, Angaben über Vorstrafen, Betreibungen, Arbeits- oder Aufenthaltsbewilligung.
- Angaben im Zusammenhang mit der Durchführung des Arbeitsverhältnisses: Dazu gehören insbesondere Stellenbeschrieb, Eintritts- und Austrittsdatum, Position, Vorgesetzter, Arbeitsvertrag, Mitarbeiternummer, Initialen, Korrespondenz mit den Mitarbeitenden, Arbeitszeit und Arbeitsleistung, Mitgliedschaften und Vertretungen in Vereinen und anderen Organisationen und Gremien, Ferien- und Krankheitstage, Arztzeugnisse, Angaben zu etwaigen besonderen gesundheitlichen, religiösen und anderen Bedürfnissen im Zusammenhang mit Arbeitsplatz und Arbeit, Telefonate und sonstige Daten im Zusammenhang mit der Nutzungvon Kommunikationssystemen, Log-in-, Directory- und Account-Daten der Systeme der Firma Bautherm Flachdach Spenglerei AG und weitere Angaben im Zusammenhang mit diversen Anwendungen, Angaben für Zugangskontrollsysteme und deren Aufzeichnungen sowie Aufzeichnungen von Kameras in Gebäuden.
- Bewerbungen, Ausbildung, Weiterbildung und Qualifikationen: Dazu gehören insbesondere Ausbildung und Diplome, Referenzen und Zwischenzeugnisse, Lebenslauf, weitere Bewerbungsunterlagen, Zielvereinbarungen sowie Beurteilungen.
- Salär, Zahlungen und sonstige Vergütungen: Dazu gehören insbesondere Bankangaben, Basislohn, Bonus, sonstige Vergütungen sowie Abrechnungen.
- geschäftliche Unterlagen, die Rückschlüsse ermöglichen: Dazu gehören insbesondere E-Mails (auch allfällige private E-Mails, die der Mitarbeiter über seine E-Mail-Adresse erhält oder versendet), Protokolle, Berichte, Formulare, Aktennotizen, Verträge, Präsentationen und andere Geschäftsdokumente.
Bei der Erhebung von Personendaten wird die Bautherm Flachdach Spenglerei AG jeweils erklären oder angeben, ob Verpflichtungen bestehen, bestimmte Personendaten bereitzustellen oder nicht, und welche möglichen Folgen die Nichtbereitstellung hätte.
5. Für welche Zwecke bearbeiten wir die Personendaten
Wir verarbeiten Ihre Personendaten ausschliesslich für die Zwecke, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis mit Ihnen notwendig sind. Dazu gehören insbesondere folgende Zwecke:
- Personalverwaltung: Dazu gehören etwa Absenzen- und Ferienmeldungen (inkl. Unfall- und Krankheitsberichte), Lohnabrechnungen und -auszahlungen, Antrag auf weitere Ausbildungen, Antrag auf Kinderzulagen, Eintritts- und Austrittsformalitäten und -prozesse.
- Erfüllung des Arbeitsvertrags und damit verbundene Verpflichtungen: Dazu gehören etwa Arbeitsreferenzen, Arbeits- und Zwischenzeugnisse, Kündigungen, Qualifikationen, Karriereplanung, Ermittlung der Arbeitszeit und Arbeitsleistung, Identifikation und Authentifikation im Zusammenhang mit Zugangskontrollen, Durchführung von Versicherungen, Sozialversicherungen und Vorsorgeeinrichtungen, Meldungen an staatliche Stellen sowie Disziplinarmassnahmen.
- verschiedene Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Mitarbeiterdaten: Dazugehören etwa die Organisation von Geschäftsreisen, Kundenanlässe, Teilnahme an Anlässen und in Vereinen, Vertretungen, Kontaktperson in Stellenausschreibungen, sozialen Netzwerken, Organisationen und weiteren Gremien, Abrechnung von Leistungen Dritter, die der Mitarbeiter in Anspruch nimmt (z.B. Mobiltelefonie), Inhalte für Internet und andere Publikationen, z.B. Verzeichnisse von Mitarbeitenden, Personalinformationen, Erteilung von Referenzen, Organisation und Durchführung von Firmenanlässen, Fotografien von solchen Anlässen, Tätigkeiten im Zusammenhang mit speziellen Anlässen, z.B. Geburtstage, Geburten, Jubiläen.
- Nutzung und Verwertung der Arbeitsleistung und Arbeitsergebnisse
- Prüfung von Bewerbungsunterlagen und der Eignung eines Mitarbeiters, einschliesslich Überprüfung von Referenzen, Durchführung von Hintergrundüberprüfungen und periodische Wiederholung solcher, sofern dies für die Stelle erforderlich ist
- Sicherheit und Sicherstellung des Betriebs: Dazu gehören etwa die Arbeitsplatzsicherheit, Gebäudesicherheit inkl. Zugangskontrollen, Sicherheit und Betrieb der Systeme, Schutz der Daten, Supporthotlines, Geheimnisse und Vermögenswerte von der Firma Bautherm Flachdach Spenglerei AG.
- Untersuchungen und Rechtsverfahren: Dazu gehören etwa die Aufklärung von möglichem Fehlverhalten des Mitarbeitenden oder anderer Mitarbeiter, nötige Überwachungs- und Untersuchungsmassnahmen im Rahmen von gesetzlichen und anderen Vorschriften und internen Regeln, Mitwirkung an behördlichen Untersuchungen und Verfahren, die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
- Verkauf oder Kauf von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder Teilen von Gesellschaften und andere gesellschaftsrechtliche Transaktionen
- weitere Zwecke gemäss separater Information oder wie aus den Umständen ersichtlich
(nachfolgend alle gemeinsam «Zwecke» genannt)
6. Auf welchen rechtlichen Grundlagen bearbeiten wir Ihre Personendaten
Wir verarbeiten Ihre Personendaten für die oben erwähnten Zwecke auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:
- für den Abschluss und die Durchführung des Arbeitsvertrags und damit zusammenhängender Verträge, einschliesslich der Beurteilung der Arbeitsfähigkeit sowie für Hintergrundüberprüfungen (soweit notwendig und gesetzlich zulässig), oder
- zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, einschliesslich Erfüllung der Pflichten im Zusammenhang mit dem Arbeitsrecht und der sozialen Sicherheit, oder
- zur Ausübung von aus dem Arbeitsrecht oder Sozialschutz erwachsenden Rechten, insbesondere im Zusammenhang mit der Verarbeitung besonderer Kategorien von Personendaten, wie z.B. die Verarbeitung von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder der Einsatz von Biometrie zur Identifikation bzw. Authentifikation des Mitarbeitenden bei Zugangskontrollen, oder
- zur Wahrung von unseren berechtigten Interessen: darunter fallen etwa Schutz von Mitarbeitern und ihre Personendaten, Schutz unserer Geschäftsgeheimnisse und Vermögenswerte, Sicherheit unserer Systeme und Gebäude, Aufrechterhaltung und effiziente Organisation des Geschäftsbetriebs, Verbesserung und Entwicklung unserer Produkte und Leistungen sowie Verkauf und Vermarktung unserer Produkte und Leistungen, Einhaltungder rechtlichen und regulatorischen Anforderungen und unserer betriebsinternen Regeln,Verhinderung von Betrug, Vergehen und Verbrechen sowie Untersuchungen im Zusammenhang mit solchen Delikten und sonstigem unangebrachtem Verhalten, Mitwirkung an Rechtsverfahren, die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, Hintergrundüberprüfungen, Abschluss und Abwicklung der Verträge mit Geschäftspartnern und Kunden, Unternehmensführung und -entwicklung, Verkauf oder Kauf von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder Teilen von Gesellschaften und andere gesellschaftsrechtliche Transaktionen, Dokumentation von Teamaktivitäten und Firmenanlässen, oder
- Bearbeitung von Daten, welche der Mitarbeitende offensichtlich selbst öffentlich gemacht hat (z.B. in den Medien und sozialen Netzwerken).
7. An wen geben wir Ihre Personendaten weiter
Wir geben Ihre Personendaten nur jenen Stellen weiter oder machen diese nur Dritten zugänglich, soweit diese Ihre Personendaten für die Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigen. Dazu gehören auch Personendaten, die der Mitarbeiter selbst generiert, wie beispielsweise E-Mail-Korrespondenz mit einem externen Lieferanten oder Kunden.
Wir geben Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke und gestützt auf einer rechtlichen Grundlage grundsätzlich an folgende Kategorien von Dritten weiter, welche die Personendaten für die oben erwähnten Zwecke in unserem Auftrag oder für deren eigene Zwecke gesetzmässig verarbeiten:
- Dienstleistungserbringer, welche die Personendaten im Auftrag und auf Anweisung von der Firma Bautherm Flachdach Spenglerei AG bearbeiten (sog. Auftragsbearbeiter, wie z.B. ITFirmen im Bereich Wartung und Support, die Zugriff auf IT-Systeme erhalten, Anbieter von externem Speicherplatz oder Outsourcing-Partner)
- weitere Gruppengesellschaften der Firma Bautherm Flachdach Spenglerei AG
- Kunden, Händler, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner
- Versicherungen, Finanzinstitute und andere Organisationen
- Branchenorganisationen, Verbände und weitere Gremien
- Öffentlichkeit, einschliesslich Besucher von Websites und sozialen Medien der Firma Bautherm Flachdach Spenglerei AG.
- Gerichte, Schlichtungsstellen, Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden, Anwälte und andere Parteien in potenziellen oder tatsächlichen Gerichtsverfahren, wenn dies zur Einhaltung von Gesetzen oder zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechten oder Rechtsansprüchen erforderlich ist
- künftige Arbeitgeber des Mitarbeiters, Vermieter und andere Dritte, denen die Firma Bautherm Flachdach Spenglerei AG Referenzen über den Mitarbeiter erteilen soll (sofern derMitarbeiter vorgängig seine Zustimmung dazu gegeben hat)
- Erwerber oder Interessenten am Erwerb von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder sonstigen Teilen der Bautherm Flachdach Spenglerei AG
Die Empfänger sind verpflichtet, die Verpflichtung zur Vertraulichkeit sowie das anwendbare Datenschutzrecht jederzeit vollumfänglich einzuhalten und die geeigneten technischen und organisatorischen Massnahmen umzusetzen, um die Personendaten zu sichern und diese gegen eine unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitung, einen unbeabsichtigten Verlust, Veränderung, Bekanntmachung oder Zugriff zu schützen.
8. Weitergabe der Personendaten in ein Drittland
Die Bautherm Flachdach Spenglerei AG verarbeitet und speichert die Personendaten grundsätzlich auf Servern in der Schweiz.
9. Wie lange bewahren wir die Personendaten auf
Die Firma Bautherm Flachdach Spenglerei AG bewahrt Personendaten grundsätzlich nur so lange auf, als dies für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Darüber hinaus verarbeiten wir und bewahren Personendaten für eine längere Dauer auf, soweit wir dazu verpflichtet sind (z.B. aufgrund gesetzlicher oder vertraglicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten) oder wir ein berechtigtes Interesse daran haben (z.B. aus Beweisgründen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bis zum Ablauf der Verjährungsfristen, die in der Regel fünf bis zehn Jahre betragen können).
10. Welche Rechte haben Sie
Sie haben das Recht, Auskunft über Sie betreffende Personendaten zu erhalten, die wir über Sie verarbeiten. Falls die Verarbeitung der Personendaten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (d.h. ohne Wirkung auf die zulässige Verarbeitung bis zum Widerruf).
Anfragen und Anträge im Zusammenhang mit diesen Rechten oder andere Fragen betreffend Datenschutz sind an die oben genannte Kontaktperson zu richten. Christine Schenk / E-Mail: c.schenk@bautherm-dach.ch
Die Bautherm Flachdach Spenglerei AG behält sich vor, die Rechte des Mitarbeiters, soweit gesetzlich zulässig, einzuschränken und z.B. Personendaten nicht zu löschen oder keine vollständige Auskunft zu erteilen.
11. Sicherheit
Die Bautherm Flachdach Spenglerei AG hat technische und organisatorische Massnahmen implementiert, um die Sicherheit der Personendaten zu wahren und diese gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitung, unbeabsichtigten Verlust, Veränderung, Bekanntmachung oder Zugriff zu schützen.
Die Firma Bautherm Flachdach Spenglerei AG kann Dritte als Auftragsdatenbearbeiter einsetzen, um Ihre Personendaten zu erheben und zu verarbeiten. Die von uns beauftragten Datenbearbeiter werden Ihre Personendaten nur nach unseren Anweisungen verarbeiten und sind gesetzlich verpflichtet, beim Umgang mit Personendaten strenge Sicherheitsvorkehrungen zu treffen.
12. Änderungen dieser Information
Die Bautherm Flachdach Spenglerei AG kann die vorliegende Mitarbeiterinformation jederzeit ohne Vorankündigung anpassen.
Es gilt jeweils die aktuelle Fassung.
Stand: 01.09.2023